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Position: Office Manager/-in
Institution: Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Location: Winterthur, Zürich, Switzerland
Duties: An dieser Position sind Sie die administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariates und des Direktors sowie des Leiters Stab SML in spezifischen Belangen. Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung von analogen, digitalen oder hybridförmigen Meetings und Anlässen mit teilweise internationaler Zusammensetzung; Protokollführung in ausgewählten SML- und Stabsgremien und Verfassen ausgewählter Korrespondenz für den Direktor und den Stabschef; Planung, Koordination und Organisation von Terminen für die Geschäftsleitung und den Stab; Erste Anlaufstelle und Drehscheibe für diverse Belange am Departement sowie Entgegennahme der Anrufe für den Direktor SML; Rechnungserstellung sowie Bearbeitung des Kreditorenworkflow; Pflege der Kundendaten auf Ebene Direktion und Stab; Super-User/-in Zeiterfassungssystem ProTime; Zukunftsgerichtete Weiterentwicklung des Aufgaben-Portfolios in Ausrichtung auf die laufende Digitalisierung der Arbeitswelt
Requirements: Für diese Funktion bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) und die Zusatzausbildung als eidg. dipl. Direktionsassistent/-in oder eine vergleichbare Zusatzausbildung mit. Idealerweise haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion auf Direktionsebene im Bildungsbereich, in der öffentlichen Verwaltung oder im Dienstleistungssektor gesammelt und können auch in englischer Sprache schriftlich und mündlich kommunizieren. Sie verfügen über eine hohe IT-Affinität und kennen sich gut aus mit den gängigen MS Office Programmen. Eine selbstständige, exakte sowie zuverlässige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich, zudem verfügen Sie über eine hohe Selbstständigkeit, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie über ein diplomatisches Durchsetzungsvermögen. Als offene, kommunikative Persönlichkeit schätzen Sie den Kontakt mit Menschen und pflegen einen freundlichen, zuvorkommenden sowie gewinnenden Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen (Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Externe etc.). Sie behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick und zählen neben einem ausgeprägten Organisationstalent auch Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Flexibilität zu Ihren Stärken. Verstehen Sie es ausserdem, sich auch auf Direktionsebene geschickt und selbstsicher zu bewegen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
   
Text: Office Manager/-in 80 - 100 % Sie übernehmen die administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariats und verstehen es aufgrund Ihrer Erfahrung, sich auch auf Direktionsebene geschickt und selbstsicher zu bewegen. Departement: School of Management and Law Arbeitsbeginn: Per sofort oder nach Vereinbarung Ihre Aufgaben An dieser Position sind Sie die administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariates und des Direktors sowie des Leiters Stab SML in spezifischen Belangen. Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung von analogen, digitalen oder hybridförmigen Meetings und Anlässen mit teilweise internationaler Zusammensetzung Protokollführung in ausgewählten SML- und Stabsgremien und Verfassen ausgewählter Korrespondenz für den Direktor und den Stabschef Planung, Koordination und Organisation von Terminen für die Geschäftsleitung und den Stab Erste Anlaufstelle und Drehscheibe für diverse Belange am Departement sowie Entgegennahme der Anrufe für den Direktor SML Rechnungserstellung sowie Bearbeitung des Kreditorenworkflow Pflege der Kundendaten auf Ebene Direktion und Stab Super-User/-in Zeiterfassungssystem ProTime Zukunftsgerichtete Weiterentwicklung des Aufgaben-Portfolios in Ausrichtung auf die laufende Digitalisierung der Arbeitswelt Ihr Profil Für diese Funktion bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) und die Zusatzausbildung als eidg. dipl. Direktionsassistent/-in oder eine vergleichbare Zusatzausbildung mit. Idealerweise haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion auf Direktionsebene im Bildungsbereich, in der öffentlichen Verwaltung oder im Dienstleistungssektor gesammelt und können auch in englischer Sprache schriftlich und mündlich kommunizieren. Sie verfügen über eine hohe IT-Affinität und kennen sich gut aus mit den gängigen MS Office Programmen. Eine selbstständige, exakte sowie zuverlässige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich, zudem verfügen Sie über eine hohe Selbstständigkeit, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie über ein diplomatisches Durchsetzungsvermögen. Als offene, kommunikative Persönlichkeit schätzen Sie den Kontakt mit Menschen und pflegen einen freundlichen, zuvorkommenden sowie gewinnenden Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen (Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Externe etc.). Sie behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick und zählen neben einem ausgeprägten Organisationstalent auch Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Flexibilität zu Ihren Stärken. Verstehen Sie es ausserdem, sich auch auf Direktionsebene geschickt und selbstsicher zu bewegen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Jetzt online bewerben ­ Dafür stehen wir Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 13'000 Studierenden und rund 3'000 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Die School of Management and Law (SML) ist mit international anerkannten Bachelor- und Masterstudiengängen sowie kooperativen Doktoratsprogrammen, einem bedarfsorientierten und etablierten Weiterbildungsangebot sowie innovativen Forschungs- und Entwicklungsprojekten eine der führenden Business Schools der Schweiz. Als einzige Schweizer Fachhochschule ist sie in renommierten Rankings der Wirtschaftszeitung «Financial Times» vertreten: Sie gehört zu den 90 besten europäischen Business Schools und verfügt über eines der 90 weltweit besten Management-Masterprogramme. Zudem erfüllt die SML die hohen Standards der Association to Advance Collegiate Schools of Business (AACSB), der international führenden Organisation für die Akkreditierung von Wirtschaftshochschulen. Das dürfen Sie erwarten Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite . Hier die wichtigsten Eckpunkte: Ihr Kontakt Men Kaufmann Leiter Generalsekretariat SML Martina Habegger Recruiting Manager 2021-03-12 Festanstellung ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften Winterthur Region Winterthur/Schaffhausen 8400
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