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Position: Office Manager/-in
Institution: Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Location: Winterthur, Zürich, Switzerland
Duties: An dieser Position sind Sie die administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariates und des Direktors sowie des Leiters Stab SML in spezifischen Belangen. Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung von analogen, digitalen oder hybridförmigen Meetings und Anlässen mit teilweise internationaler Zusammensetzung; Protokollführung in ausgewählten SML- und Stabsgremien und Verfassen ausgewählter Korrespondenz für den Direktor und den Stabschef; Planung, Koordination und Organisation von Terminen für die Geschäftsleitung und den Stab; Erste Anlaufstelle und Drehscheibe für diverse Belange am Departement sowie Entgegennahme der Anrufe für den Direktor SML; Rechnungserstellung sowie Bearbeitung des Kreditorenworkflow; Pflege der Kundendaten auf Ebene Direktion und Stab; Super-User/-in Zeiterfassungssystem ProTime; Zukunftsgerichtete Weiterentwicklung des Aufgaben-Portfolios in Ausrichtung auf die laufende Digitalisierung der Arbeitswelt
Requirements: Für diese Funktion bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) und die Zusatzausbildung als eidg. dipl. Direktionsassistent/-in oder eine vergleichbare Zusatzausbildung mit. Idealerweise haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion auf Direktionsebene im Bildungsbereich, in der öffentlichen Verwaltung oder im Dienstleistungssektor gesammelt und können auch in englischer Sprache schriftlich und mündlich kommunizieren. Sie verfügen über eine hohe IT-Affinität und kennen sich gut aus mit den gängigen MS Office Programmen. Eine selbstständige, exakte sowie zuverlässige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich, zudem verfügen Sie über eine hohe Selbstständigkeit, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie über ein diplomatisches Durchsetzungsvermögen. Als offene, kommunikative Persönlichkeit schätzen Sie den Kontakt mit Menschen und pflegen einen freundlichen, zuvorkommenden sowie gewinnenden Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen (Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Externe etc.). Sie behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick und zählen neben einem ausgeprägten Organisationstalent auch Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Flexibilität zu Ihren Stärken. Verstehen Sie es ausserdem, sich auch auf Direktionsebene geschickt und selbstsicher zu bewegen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
   
Text: Die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ZHAW ist mit über 13‘000 Studierenden und rund 3'000 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Die ZHAW School of Management and Law (SML) ist mit international anerkannten Bachelor- und Masterstudiengängen sowie kooperativen Doktoratsprogrammen, einem bedarfsorientierten und etablierten Weiterbildungsangebot sowie innovativen Forschungs- und Entwicklungsprojekten eine der führenden Wirtschaftshochschulen der Schweiz. Als erstes Wirtschaftsdepartement einer Schweizer Fachhochschule erfüllt die SML die hohen Standards der Association to Advance Collegiate Schools of Business (AACSB) und zählt damit zu den besten 800 Business Schools weltweit. Wir suchen infolge Pensionierung der bisherigen Stelleninhaberin per 1. Mai 2021 oder nach Vereinbarung zur Ergänzung des Generalsekretariats eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager/-in 80 - 100 % An dieser Position sind Sie die administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariates und des Direktors sowie des Leiters Stab SML in spezifischen Belangen. Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung von analogen, digitalen oder hybridförmigen Meetings und Anlässen mit teilweise internationaler Zusammensetzung Protokollführung in ausgewählten SML- und Stabsgremien und Verfassen ausgewählter Korrespondenz für den Direktor und den Stabschef Planung, Koordination und Organisation von Terminen für die Geschäftsleitung und den Stab Erste Anlaufstelle und Drehscheibe für diverse Belange am Departement sowie Entgegennahme der Anrufe für den Direktor SML Rechnungserstellung sowie Bearbeitung des Kreditorenworkflow Pflege der Kundendaten auf Ebene Direktion und Stab Super-User/-in Zeiterfassungssystem ProTime Zukunftsgerichtete Weiterentwicklung des Aufgaben-Portfolios in Ausrichtung auf die laufende Digitalisierung der Arbeitswelt Für diese Funktion bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) und die Zusatzausbildung als eidg. dipl. Direktionsassistent/-in oder eine vergleichbare Zusatzausbildung mit. Idealerweise haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion auf Direktionsebene im Bildungsbereich, in der öffentlichen Verwaltung oder im Dienstleistungssektor gesammelt und können auch in englischer Sprache schriftlich und mündlich kommunizieren. Sie verfügen über eine hohe IT-Affinität und kennen sich gut aus mit den gängigen MS Office Programmen. Eine selbstständige, exakte sowie zuverlässige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich, zudem verfügen Sie über eine hohe Selbstständigkeit, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie über ein diplomatisches Durchsetzungsvermögen. Als offene, kommunikative Persönlichkeit schätzen Sie den Kontakt mit Menschen und pflegen einen freundlichen, zuvorkommenden sowie gewinnenden Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen (Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Externe etc.). Sie behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick und zählen neben einem ausgeprägten Organisationstalent auch Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Flexibilität zu Ihren Stärken. Verstehen Sie es ausserdem, sich auch auf Direktionsebene geschickt und selbstsicher zu bewegen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Es erwarteten Sie ein kollegiales und motiviertes Team in Winterthur sowie eine Anstellung nach kantonalen Bedingungen. Ihr Arbeitsort befindet sich an zentraler Lage in Winterthur (Nähe Bahnhof). Die ZHAW bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein flexibles Jahresarbeitszeitmodell und unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Können wir Ihnen weitere Fragen beantworten? Für fachliche Auskünfte steht Ihnen Men Kaufmann, Generalsekretär SML, unter 058 934 78 62; men.kaufmann@zhaw.ch, gerne zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen via Online-Plattform an Martina Habegger, Recruiting Manager am Standort Winterthur. Bitte beachten Sie, dass wir ausschliesslich Bewerbungen via Online Plattform berücksichtigen. Jetzt online bewerben Zugang für Personalberatung Weitere Informationen finden Sie unter www.zhaw.ch . Zürcher Fachhochschule Seite drucken Seite weiterempfehlen Twitter Facebook Xing LinkedIn Google
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