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Position: Segretaria/o di Direzione
Institution: Scuola universitaria professionale della Svizzera italiana
Location: Ticino, Switzerland
Duties: Gestire la pianificazione, l’esecuzione ed il controllo del lavoro della segreteria con compiti sia organizzativi e amministrativi che di gestione di contatti; Agevolare la gestione, l’organizzazione e la distribuzione delle informazioni in entrata e uscita, nonché della documentazione specialistica di supporto su diverse tematiche, tenendo il controllo delle varie scadenze e priorità; Dare supporto attivo alla Responsabile dei Servizi della Direzione e svolgere attività di supporto ai collaboratori dei Servizi della Direzione; Creare, aggiornare, archiviare e coordinare la gestione digitale dei documenti, dossier e delle pratiche dei Servizi della Direzione; Svolgimento di lavori generali di segreteria; Coordinare l’accoglienza degli ospiti e del protocollo; Gestire la contabilità della segreteria, economato e acquisti per i Servizi della Direzione; Organizzare le riunioni e tenere in gestione esecutiva e logistica le aule; Dare supporto nella redazione della corrispondenza e preparazione di documentazione varia, in particolare in italiano e tedesco; Gestire le agende e pianificare le attività; Seguire la persona in formazione presente nel servizio in qualità di formatore del percorso; Gestire la posta in entrata e in uscita; Redazione dei verbali; Fornire supporto agli organi partecipativi della SUPSI; Garantire la relazione con il Real Estate & Facility Management (pulizia, manutenzione ecc.); Coordinare e gestire i viaggi del personale dei Servizi della Direzione (prenotazioni treno, pernottamenti ecc); Organizzazione e gestione eventi interni per i Servizi della Direzione generale; Coordinare e verificare le traduzioni di documenti diversi
Requirements: Diploma superiore in ambito commerciale, alberghiero/turismo o Bachelor (preferibilmente in lingue o comunicazione); Comprovata esperienza pluriennale in posizione analoga (almeno 5 anni) in Istituzioni accademiche, in un segretariato di Direzione in ambito amministrativo o culturale di enti o aziende di medio grandi dimensioni; Predisposizione al lavoro in un contesto dinamico e forte orientamento verso la risoluzione dei problemi; Ottime capacità gestionali organizzative e di coordinamento del lavoro in autonomia e piacere al lavoro in team; Ottime capacità relazionali e di comunicazione, nonché flessibilità, correttezza, precisione e discrezione; Spirito proattivo, senso di responsabilità, lealtà, orientamento agli obiettivi e ai risultati, disponibilità all’apprendimento e al cambiamento; Contribuire attivamente ad un clima di lavoro aperto e basato sulla fiducia reciproca; Ottima conoscenza scritta e parlata dell’italiano e del tedesco e buona dell’inglese; Ottime competenze informatiche (pacchetto office 365, banche dati, strumenti di gestione di ricerche e dati statistici) ed esperienza nella gestione documentale elettronica (in particolare Docuware)
   
Text: Segretaria/o di Direzione Segretaria/o di Direzione Scadenza: 05 luglio 2020 La Scuola universitaria professionale della Svizzera italiana (SUPSI), mette a concorso, presso la Segreteria di Direzione, con sede a Manno, una posizione di Segretaria/o di Direzione. Grado di occupazione del 100% a tempo indeterminato. Entrata in servizio al più presto possibile o data da convenire. Mansioni Gestire la pianificazione, l’esecuzione ed il controllo del lavoro della segreteria con compiti sia organizzativi e amministrativi che di gestione di contatti. Agevolare la gestione, l’organizzazione e la distribuzione delle informazioni in entrata e uscita, nonché della documentazione specialistica di supporto su diverse tematiche, tenendo il controllo delle varie scadenze e priorità. Dare supporto attivo alla Responsabile dei Servizi della Direzione e svolgere attività di supporto ai collaboratori dei Servizi della Direzione. Creare, aggiornare, archiviare e coordinare la gestione digitale dei documenti, dossier e delle pratiche dei Servizi della Direzione. Svolgimento di lavori generali di segreteria. Coordinare l’accoglienza degli ospiti e del protocollo. Gestire la contabilità della segreteria, economato e acquisti per i Servizi della Direzione. Organizzare le riunioni e tenere in gestione esecutiva e logistica le aule. Dare supporto nella redazione della corrispondenza e preparazione di documentazione varia, in particolare in italiano e tedesco. Gestire le agende e pianificare le attività. Seguire la persona in formazione presente nel servizio in qualità di formatore del percorso. Gestire la posta in entrata e in uscita. Redazione dei verbali. Fornire supporto agli organi partecipativi della SUPSI. Garantire la relazione con il Real Estate & Facility Management (pulizia, manutenzione ecc.). Coordinare e gestire i viaggi del personale dei Servizi della Direzione (prenotazioni treno, pernottamenti ecc). Organizzazione e gestione eventi interni per i Servizi della Direzione generale. Coordinare e verificare le traduzioni di documenti diversi. Requisiti Diploma superiore in ambito commerciale, alberghiero/turismo o Bachelor (preferibilmente in lingue o comunicazione). Comprovata esperienza pluriennale in posizione analoga (almeno 5 anni) in Istituzioni accademiche, in un segretariato di Direzione in ambito amministrativo o culturale di enti o aziende di medio grandi dimensioni. Predisposizione al lavoro in un contesto dinamico e forte orientamento verso la risoluzione dei problemi. Ottime capacità gestionali organizzative e di coordinamento del lavoro in autonomia e piacere al lavoro in team. Ottime capacità relazionali e di comunicazione, nonché flessibilità, correttezza, precisione e discrezione. Spirito proattivo, senso di responsabilità, lealtà, orientamento agli obiettivi e ai risultati, disponibilità all’apprendimento e al cambiamento. Contribuire attivamente ad un clima di lavoro aperto e basato sulla fiducia reciproca. Ottima conoscenza scritta e parlata dell’italiano e del tedesco e buona dell’inglese. Ottime competenze informatiche (pacchetto office 365, banche dati, strumenti di gestione di ricerche e dati statistici) ed esperienza nella gestione documentale elettronica (in particolare Docuware). Offriamo Un contratto a tempo indeterminato. Un’attività stimolante in un ambiente universitario altamente professionalizzante, variato e dinamico. La partecipazione allo sviluppo di interessanti progetti legati all’organizzazione dell’ufficio e opportunità di sviluppo personale. La/il segretaria/o di Direzione fa parte del personale amministrativo ed è assoggettato al Contratto Collettivo SUPSI. La posizione si colloca in fascia 3 del Contratto Collettivo SUPSI. La posizione risponde direttamente alla Responsabile dei Servizi della Direzione della SUPSI, ed è collocata nel team amministrativo che opera nell’ambito del coordinamento delle attività di segreteria istituzionale. Per maggiori informazioni I requisiti per questa funzione sono pubblicati nelle “Direttive interne SUPSI” e nel “Contratto Collettivo per il personale amministrativo” disponibili nella pagina “ Documenti ufficiali ”. Informazioni supplementari possono essere richieste a: Pamela Valeggia Le candidature, corredate di lettera di motivazione, curriculum vitae, diplomi, certificati di studio e di lavoro, referenze e dell’estratto del casellario giudiziale sono da inoltrare entro il 5 luglio 2020 tramite il formulario di candidatura dedicato . Non sono accettate candidature incomplete, inviate ad altri indirizzi od oltre il termine stabilito. Modalità di candidatura Formulario di candidatura
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