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Position: Assistenz/Front Office (Welcome Centre)
Institution: Georg-August-Universität Göttingen
Department: Welcome Centre
Location: Göttingen, Niedersachsen, Germany
Duties: zentrale Büroorganisation des Welcome Centre für den Göttingen Campus und die Region Südniedersachsen. Finanzverwaltung, Abrechnung von Drittmitteln, Haushaltsführung. Beratung und Betreuung von ausländischen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und deren Familienmitgliedern (90 % Englisch, 10 % Deutsch). Abrechnung von Dienstreisen. Terminplanung und -koordination des Welcome Centre für den Göttingen Campus und die Region Südniedersachsen
Requirements: Neben einer erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte_r bzw. Angestelltenlehrgang I oder einer gleichwertigen abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, verfügen Sie über sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift. Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch Selbständigkeit, Serviceorientierung und eine hohe Einsatzbereitschaft aus, in Ihrem Auftreten sind Sie freundlich und zielorientiert. Kommunikation und Organisation gehören zu Ihren Stärken und Sie haben Erfahrung im Umgang mit internationalen Fach- und Führungskräften und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ebenso wie mit Behörden und universitären Strukturen. Sie verfügen über gute Ortskenntnisse und die regionalen Strukturen in Südniedersachsen sind Ihnen vertraut. Ein sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie mit Internetanwendungen ist für Sie selbstverständlich. SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung in der Drittmittelbewirtschaftung sind von Vorteil
   
Text: Assistenz / Front Office Einrichtung: Welcome Centre (ID 100498) Ansprechpartner: Herr Dr. Muuss Besetzungsdatum: ab sofort Veröffentlichungsdatum: 12.03.2019 Zur Stärkung der Willkommens- und Aufnahmekultur der Region Südniedersachsen, zur Gewinnung exzellenter Arbeits-, Fach- und Führungskräfte und langfristigen Weiterentwicklung Südniedersachsens zu einem attraktiven Standort ist im „Welcome Centre für den Göttingen Campus und die Region Südniedersachsen“ an der Georg-August-Universität Göttingen gemeinsam mit der Südniedersachsen-Stiftung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der/des Assistenz/Front Office (m/w/d) Entgeltgruppe 9 TV-L mit 100 % der regelmässigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 39,8 Stunden/Woche) auf Dauer zu besetzen. Ihre Aufgaben • zentrale Büroorganisation des Welcome Centre für den Göttingen Campus und die Region Südniedersachsen • Finanzverwaltung, Abrechnung von Drittmitteln, Haushaltsführung • Beratung und Betreuung von ausländischen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und deren Familienmitgliedern (90 % Englisch, 10 % Deutsch) • Abrechnung von Dienstreisen • Terminplanung und -koordination des Welcome Centre für den Göttingen Campus und die Region Südniedersachsen • Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen • Bearbeitung der Eingangspost und Verwaltung des Schriftverkehrs • Versenden/Verteilen von Informationsmaterialien an die Partnerinnen und Partner • Erstellen von Einladungs- und Informationsbriefen Neben diesen Aufgaben nehmen Sie an den wöchentlichen Abstimmungstreffen des Welcome Centre für den Campus und die Region Südniedersachsen teil und sind stets erste Ansprechperson für alle Gäste der Lounge im Front Office / Empfangsbereich. Ihr Profil Neben einer erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte_r bzw. Angestelltenlehrgang I oder einer gleichwertigen abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, verfügen Sie über sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift. Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch Selbständigkeit, Serviceorientierung und eine hohe Einsatzbereitschaft aus, in Ihrem Auftreten sind Sie freundlich und zielorientiert. Kommunikation und Organisation gehören zu Ihren Stärken und Sie haben Erfahrung im Umgang mit internationalen Fach- und Führungskräften und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ebenso wie mit Behörden und universitären Strukturen. Sie verfügen über gute Ortskenntnisse und die regionalen Strukturen in Südniedersachsen sind Ihnen vertraut. Ein sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie mit Internetanwendungen ist für Sie selbstverständlich. SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung in der Drittmittelbewirtschaftung sind von Vorteil. Die Universität Göttingen strebt in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Sie versteht sich zudem als familienfreundliche Hochschule und fördert die Vereinbarkeit von Wissenschaft/Beruf und Familie. Die Universität hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen bis zum 02.04.2019 ausschliesslich über das Bewerbungsportal der Georg-August-Universität Göttingen unter https://lotus2.gwdg.de/uni/uzdv/perso/knr_100498.nsf ein. Zu inhaltlichen Fragen der Stellenausschreibung steht Ihnen Herr Dr. Uwe Muuss (Tel.: 0551 / 39-21343; E-Mail: uwe.muuss@zvw.uni-goettingen.de ) zur Verfügung. Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten durch uns darstellt. Näheres zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung finden Sie im Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Stellensuche Suchen Alle anzeigen Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten durch uns darstellt. Näheres zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung finden Sie im Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) . Kontakt für Anzeigenschaltung Vera Müffeler Postfach 3744 (Gosslerstr. 5 - 7) 37027 Göttingen (37073 Göttingen) Tel. 49 551 39-24213 Fax 49 551 39-1824213 anzeigen@zvw.uni-goettingen.de
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